Deze Privacyverklaring ("Verklaring") beschrijft hoe Noël Franklin BVBA Persoonlijke Informatie die we over individuen kunnen verzamelen, mogen gebruiken, verwerken, opslaan en openbaar maken, zoals wanneer u zich bij ons registreert via het Kandidatenregistratieproces, via deze website en andere bronnen, bijvoorbeeld wanneer u via andere jobsites of sociale media solliciteert.
We handelen als verwerkingsverantwoordelijke en zijn dus verantwoordelijk voor de Persoonlijke Informatie die we verwerken. Deze Verklaring informeert u over hoe wij uw Persoonlijke Informatie beschermen en over uw privacyrechten.
Deze website is niet bestemd voor kinderen en wij verzamelen geen gegevens over kinderen.
Als u vragen hebt over hoe we uw Persoonlijke Informatie gebruiken, kunt u contact met ons opnemen via: info@noelfranklin.com
Wij verzamelen uw Persoonlijke Informatie rechtstreeks van u en van andere bronnen, waaronder uw sollicitaties via een Job Board, rechtstreeks via onze website, via Sociale Media sites zoals LinkedIn en Facebook of als u ons uw gegevens bezorgt tijdens een jobbeurs, of een promotie-, netwerk- of trainingsevenement. Als u ons verzoekt om onze dienstverlening bij het vinden van werk, dan zullen wij u vragen om u als Kandidaat bij ons in te schrijven. Tijdens het Kandidatenregistratieproces verzamelen wij uw Persoonlijke Informatie rechtstreeks van uzelf, van uw CV, van referenties uit uw beroeps- of opleidingsverleden en via online testen die u op onze aanvraag invult. Onze Klanten kunnen bijkomende Persoonlijke Informatie over u vragen die verband houden met hun vacature en hun vereisten. De categorieën Persoonlijke Informatie die we over u mogen verzamelen kunnen zijn:
uw identiteit (uw volledige naam, voornamen, bewijs van naamsverandering); geslacht, geboortedatum en burgerlijke staat);
bewijs van uw recht om te werken, zoals bijvoorbeeld een foto, uw nationaliteit, uw geboorteplaats, uw rijbewijs, enz. (in overeenstemming met wettelijke vereisten);
contactgegevens waaronder uw e-mailadres, woonadres en telefoonnummers;
uw bankgegevens en sociale zekerheidsnummer (zodat we u kunnen betalen en kunnen registreren);
informatie voor de loonadministratie, zoals: uw rijksregisternummer, uw adres, uw anciënniteit, uw burgerlijke staat, uw bankrekeningnummer, uw gezinssamenstelling, uw geboortedatum, uw telefoonnummer, uw e-mailadres;
uw criteria, voorkeuren en verwachtingen bij het zoeken van een job;
uw diploma's, vaardigheden, ervaring en opleiding;
uw huidige salaris en andere voordelen;
uw opleidingsachtergrond;
uw loopbaan;
gegevens van referenties uit uw beroeps- en/of opleidingsverleden;
de naam van een contactpersoon in noodgevallen;
referenties;
andere informatie die in uw CV staat of die u ons ter beschikking wil stellen;
technische gegevens waaronder het internet protocol (IP) adres, uw inloggegevens, browsertype en -versie, tijdzone en locatie, types en versies van uw browser plug-in, uw operating system en platform en de andere technologie op de toestellen die u gebruikt om onze website te bezoeken. We kunnen ook technische gegevens van u ontvangen als u andere websites bezoekt met gebruik van onze cookies. Ga naar ons Cookiebeleid voor meer details;
profielgegevens, waaronder uw gebruikersnaam en wachtwoord, uw interesses, voorkeuren, feedback en antwoorden op klantenonderzoek;
gebruiksgegevens, waaronder informatie over hoe u onze website en diensten gebruikt.
marketing- en communicatiegegevens, waaronder uw marketing- en communicatievoorkeuren.
Informatie over uw gezondheid en/of gerechtelijk/strafrechtelijk verleden wordt enkel verwerkt indien dit relevant is voor uw kandidaatstelling en met inachtneming van de wettelijk opgelegde beperkingen.
Om onze dienstverlening bij het vinden van werk te verstrekken, zullen onze rekruteringsconsultants u vacature-alerts sturen via e-mail die overeenkomen met uw criteria en voorkeuren voor het zoeken van een job. Van tijd tot tijd kunt u ook vacature-alerts ontvangen waarvan onze consultants denken dat die interessant voor u kunnen zijn.
Als u ons informatie over derden verstrekt, gaan wij ervan uit dat deze derden u toestemming hebben gegeven om die informatie te verstrekken en Noël Franklin hun Persoonlijke Informatie te laten verzamelen, verwerken en doorgeven op dezelfde wijze als de uwe.
Als u klant of leverancier bent van goederen en diensten, zullen wij informatie verzamelen en verwerken over personen in uw organisatie die ons in staat stelt met hen te communiceren en onze diensten te verlenen of goederen en diensten te ontvangen. Meestal verwerken we enkel de naam en zakelijke contactgegevens van de persoon.
We verzamelen een beperkte hoeveelheid informatie over onze websitegebruikers, die we gebruiken om uw websitebezoek te verbeteren en onze diensten te beheren.
De volgende informatie zal worden verzameld:
technische gegevens waaronder het internet protocol (IP) adres, uw inloggegevens, browsertype en -versie, tijdzone en locatie, types en versies van uw browser plug-in, uw operating system en platform en de andere technologie op de toestellen die u gebruikt om onze website te bezoeken. We kunnen ook technische gegevens van u ontvangen als u andere websites bezoekt met gebruik van onze cookies. Ga naar ons Cookiebeleid voor meer details;
profielgegevens, waaronder uw gebruikersnaam en wachtwoord, uw interesses, voorkeuren, feedback en antwoorden op klantenonderzoek;
gebruiksgegevens, waaronder informatie over hoe u onze website en diensten gebruikt;
marketing- en communicatiegegevens, waaronder uw marketing- en communicatievoorkeuren.
We gebruiken, verwerken, bewaren en onthullen uw Persoonlijke Informatie en andere gegevens die we verzamelen tijdens ons Kandidatenregistratieproces, om u onze dienstverlening bij het vinden van werk aan te bieden, waaronder het sturen van carrièregerelateerde informatie. Noël Franklin zal uw Persoonlijke Informatie verwerken overeenkomstig ons Kandidatencontract (verstrekt tijdens ons kandidatenregistratieproces) waar die van toepassing is op het type werk dat u zoekt en wij zullen uw Persoonlijke Informatie bekendmaken aan onze Klanten in het kader van hun vacatures.
We zullen ook Persoonlijke Informatie verwerken voor andere rechtmatige zakelijke doeleinden zoals het produceren van statistieken, analyse van het succes van onze marketingcampagnes, het aantal bezoekers aan onze website en de naleving van andere contractuele, wettelijke en reglementaire verplichtingen.
We gebruiken uw Persoonlijke Informatie uitsluitend voor het doel waarvoor we het verzameld hebben (bv. de dienstverlening bij het vinden van werk als u een kandidaat bent of de beschouwing voor een baan als u een sollicitant bent), tenzij we redelijkerwijs van mening zijn dat we de gegevens moeten gebruiken voor een andere reden dan die overeenstemt met het oorspronkelijke doel.
Als we uw Persoonlijke Informatie moeten gebruiken voor een ongerelateerd doel, zullen we u inlichten en de wettelijke basis uitleggen die ons toestaat dit te doen.
We kunnen uw Persoonlijke Informatie verwerken zonder uw medeweten of toestemming, in naleving van de hogergenoemde regels, waar dat wettelijk is vereist of toegestaan.
Voor zover nodig of aangewezen kan Noël Franklin uw Persoonlijke Informatie bekendmaken aan derden in de volgende omstandigheden:
aan onze klanten in het kader van private arbeidsbemiddeling (tijdelijke tewerkstelling en/of rekrutering).
aan bedrijven en personen die voor ons zakelijke functies en diensten uitvoeren. Voorbeelden van dergelijke dienstverleners zijn onder andere: het verlenen van payrolldiensten om ons in staat te stellen onze werknemers en tijdelijke krachten die bij klanten werken, te betalen; screening van de achtergrond en verificatiediensten; gegevensopslagfaciliteiten, ook in de V.S. en in de Cloud; hosting van onze Webservers; sollicitaties op vacatures beheren via onze externe partner Broadbean; het analyseren van gegevens en het produceren van statistieken en juridische, boekhoudkundige, audit- en andere professionele diensten.
aan overheidsinstanties, zoals: Politie en andere wethandhavingsinstanties; toezichthoudende autoriteiten; kredietinformatiebureaus en derden die sanctie- en terrorismecontroles uitvoeren.
om de van toepassing zijnde wetten of rechtsprocedures na te leven, of als wij redelijkerwijs vinden dat dergelijke actie nodig is om: (a) de wetten na te leven die dergelijke bekendmaking vereisen; (b) de rechten of eigendommen van Noël Franklin of bedrijven uit de groep te beschermen; (c) een misdaad te voorkomen, de nationale veiligheid te beschermen of fraude te ontdekken of te voorkomen; of (d) de persoonlijke vrijheid te beschermen van personen die onze website gebruiken of tot het grote publiek behoren.
aan derden aan wie wij delen van onze business of onze activa willen verkopen, doorgeven of laten samensmelten. Wij kunnen ook de intentie hebben een andere business te kopen of met hen samen te smelten. Als er een wijziging is in onze business, zullen wij u dit laten weten.
aan IT consultants die testen en ontwikkelingswerk uitvoeren op onze IT-systemen, dienstverleners die wij kunnen aanstellen als gegevensverwerker en andere dienstverleners die zich buiten de EER kunnen bevinden.
Waar van toepassing zullen wij de aangewezen contractuele, vertrouwelijke, veiligheids- en andere verplichtingen opleggen aan derden die diensten verlenen en verwerkers die wij hebben aangesteld, volgens de aard van de diensten die zij aan ons verlenen. We zullen hen enkel toelaten uw Persoonlijke Informatie te verwerken in overeenstemming met de wet en onze instructies. We staan hen niet toe uw Persoonlijke Informatie te gebruiken voor hun eigen doeleinden en als onze relatie eindigt zullen wij ervoor zorgen dat uw Persoonlijke Informatie veilig wordt teruggestuurd of vernietigd.
Sommige van deze derde partijen zijn ook verwerkingsverantwoordelijken, verantwoordelijk zijn voor de verwerking van uw Persoonlijke Informatie voor hun doeleinden, bijvoorbeeld de lokale belastingadministratie is een verwerkingsverantwoordelijke voor belastingdoeleinden. Wij zijn misschien niet in staat om verplichtingen of beperkingen op de leggen aan deze verwerkingsverantwoordelijken rond hoe zij uw Persoonlijke Informatie verwerken.
We hebben de gepaste veiligheidsmaatregelen ingevoerd om te vermijden dat uw Persoonlijke Informatie bij toeval verloren raakt, gebruikt wordt of op niet-geautoriseerde wijze wordt bekeken, veranderd of bekendgemaakt. Bovendien beperken we de toegang tot uw Persoonlijke Informatie tot de werknemers, agenten, contractors en andere derden die deze nodig hebben vanuit zakelijk oogpunt.
We hebben procedures ingevoerd om met vermoedelijke inbreuken op uw Persoonlijke Informatie om te gaan en zullen u en de aangewezen toezichthoudende autoriteit inlichten bij een inbreuk als wij wettelijk de verplichting hebben dit te doen.
Noël Franklin bewaart uw Persoonlijke Informatie zolang als nodig is om het doel te dienen waarvoor we de gegevens hebben verzameld. Dat betekent dat we uw Persoonlijke Informatie zullen bewaren tijdens de hele periode van uw relatie met ons en terwijl wij onze dienstverlening bij het vinden van werk aanbieden.
Indien u niet door ons geplaatst werd, worden uw gegevens tot 2 jaar na het laatste contact bewaard. Aan het eind van deze termijn zal u opnieuw gecontacteerd worden met de vraag of u bij ons geregistreerd wil blijven.
Indien u effectief door ons geplaatst werd, worden uw gegevens bijgehouden tot 5 jaar na het afsluiten van het laatste contract. Aan het eind van deze termijn zal u opnieuw gecontacteerd worden met de vraag of u bij ons geregistreerd wil blijven.
Wij zijn wettelijk verplicht om basisinformatie over onze klanten (zoals contracten, identiteitsbewijzen, financiële en transactionele gegevens) te bewaren tot 10 jaar nadat onze relatie eindigt, voor juridische, compliance en belastingdoeleinden.
Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de wetgeving en de verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte.
Als in de wet geen bewaartermijn vermeld staat, bepalen we de aangewezen termijn voor het bewaren van Persoonlijke Informatie door de hoeveelheid, aard, en gevoeligheid van de Persoonlijke Informatie in overweging te nemen, evenals het potentiële risico op schade door niet-geautoriseerd gebruik of bekendmaking van de gegevens, de redenen waarom we ze verwerken en of we die doeleinden op andere wijze kunnen bereiken, evenals de toepasselijke wettelijke vereisten.
In sommige gevallen kunnen we uw Persoonlijke Informatie anoniem maken (zodat die niet meer met u kan worden geassocieerd en u niet meer kunt worden geïdentificeerd). Dit doen we voor onderzoek en statistische redenen, waarbij we de geanonimiseerde gegevens kunnen blijven gebruiken zonder u daarover verder in te lichten.
U hebt het recht om:
Een verzoek tot toegang en inzage in te dienen om uw Persoonsgegevens op elk ogenblik in te kijken. Hiermee kunt u een kopie krijgen van de Persoonlijke Informatie die wij van u hebben en nagaan dat we deze verwerken zoals wettelijk voorzien.
Te verzoeken om correctie van de Persoonlijke Informatie die wij van u hebben. Hiermee kunt u onvolledige of onjuiste Persoonlijke Informatie die we van u hebben laten verbeteren, hoewel wij de juistheid van de nieuwe, door u verstrekte gegevens wel moeten nagaan.
Te verzoeken om verwijdering / vernietiging van uw Persoonlijke Informatie. Hiermee kunt u ons vragen om uw Persoonlijke Informatie te verwijderen of te vernietigen als wij geen geldige reden hebben om deze te blijven verwerken. U hebt ook het recht ons te vragen uw Persoonlijke Informatie te verwijderen of te vernietigen als u met succes uw recht van verzet tegen verwerking hebt uitgeoefend, als we uw informatie op onwettige wijze hebben verwerkt of als we verplicht zijn uw Persoonlijke Informatie te vernietigen om de lokale wetgeving te respecteren. Gelieve te noteren dat wij misschien niet altijd in staat zijn om te voldoen aan uw verzoek tot vernietiging om specifieke wettelijke redenen, die wij indien van toepassing aan u zullen communiceren op het moment van het verzoek.
Verzet aan te tekenen tegen verwerking van uw Persoonlijke Informatie als wij ons beroepen op een rechtmatig belang (of dat van een derde partij) en u door uw specifieke situatie verzet wil aantekenen tegen de verwerking op basis van deze rechtsgrond omdat u vindt dat het een impact heeft op uw fundamentele rechten en vrijheden. U hebt ook het recht om verzet aan te tekenen als wij uw Persoonlijke Informatie verwerken voor direct marketing doeleinden. In sommige gevallen kunnen we aantonen dat wij een dwingende rechtsgrond hebben om uw informatie te verwerken die boven uw rechten en vrijheden staat.
Te verzoeken om beperking van de verwerking van uw Persoonlijke Informatie. Hierdoor kunt u ons vragen het verwerken van uw Persoonlijke Informatie op te schorten bij de volgende scenario's: (a) als u wil dat wij de correctheid van de gegevens nagaan; (b) als ons gebruik van de gegevens onwettig is maar u niet wil dat wij ze vernietigen; (c) als u wil dat wij de gegevens bewaren zelfs als wij ze niet meer nodig hebben, omdat u een rechtsvordering wil vaststellen, uitvoeren of verdedigen; of (d) u verzet hebt aangetekend tegen het gebruik van uw gegevens maar wij moeten nagaan of we een rechtsgrond hebben om deze te verwerken.
Gegevensoverdraagbaarheid / Verzoek tot overdracht van uw Persoonlijke Informatie aan u of aan een derde partij in te dienen. Wij zullen u helpen bij deze overdracht aan een derde partij, hetzij door uw Persoonlijke Informatie voor u door te geven of door u een kopie te bezorgen in een machineleesbaar formaat. Gelieve te noteren dat dit recht enkel van toepassing is op de geautomatiseerde informatie waarvoor u ons initieel toestemming gaf deze te gebruiken of als we de Persoonlijke Informatie gebruikten om een contract met u uit te voeren.
De toestemming op elk ogenblik in te trekken als wij ons baseren op uw toestemming om uw Persoonlijke Informatie te verwerken. Dit zal echter niet van invloed zijn op de wettigheid van de verwerking die is gebeurd voor u uw toestemming hebt ingetrokken. Als u uw toestemming intrekt, zijn wij waarschijnlijk niet in staat u bepaalde diensten te leveren. We zullen u op de hoogte brengen als dit het geval is op het moment dat u uw toestemming intrekt.
Wij willen zeker zijn dat we uw Persoonlijke Informatie correct bewaren en bijgewerkt houden. Naast uw wettelijke rechten, kunt u ons ook informeel verzoeken wijzigingen aan te brengen of een kopie te bezorgen van uw Persoonlijke Informatie door uw lokale Noël Franklin kantoor te contacteren.
Bijkomende informatie, Responstijden en Honoraria
Wij zullen u misschien specifieke informatie vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen en uw recht op toegang tot uw Persoonlijke Informatie (of het uitoefenen van een van uw andere rechten of wanneer u een informeel verzoek indient) te verzekeren. Dit is een veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat Persoonlijke Informatie niet bekendgemaakt wordt aan andere personen dan de persoon die er recht op heeft deze informatie te ontvangen. We kunnen ook contact met u opnemen om u te vragen om meer informatie in verband met uw verzoek, om ons te helpen uw gegevens te vinden en u zodoende sneller een antwoord te kunnen geven.
Wij proberen op alle rechtmatige verzoeken te reageren binnen een tijdspanne van een maand. We kunnen er langer dan een maand over doen als uw verzoek bijzonder ingewikkeld is of als u meerdere verzoeken hebt ingediend. In dat geval zullen we u inlichten en op de hoogte houden.
Voor het uitoefenen van deze rechten dient u niet te betalen. Wij kunnen evenwel toch een redelijk bedrag aanrekenen als uw verzoek ongegrond, herhaaldelijk of buitensporig is. Ook kunnen wij in die omstandigheden weigeren om uw verzoek in te willigen.
We hebben een korte beschrijving opgesteld van de belangrijkste manieren waarop we uw Persoonlijke Informatie zullen verzamelen, bewaren, verwerken, delen en bekendmaken en de rechtsgronden waarop we ons baseren om dit te doen. We hebben ook onze rechtmatige belangen geïdentificeerd, waar dit van toepassing is.
We zullen uw Persoonlijke Informatie slechts gebruiken als de wet ons dit toestaat. In de meest gangbare gevallen zullen wij uw Persoonlijke Informatie gebruiken in de volgende omstandigheden:
Voor de uitvoering van een overeenkomst die we met u hebben gesloten of gaan sluiten;
Waar het in ons rechtmatige belang is;
Als het onze wettelijke of reglementaire verplichting is;
Als u toestemming verleent.
Een rechtmatig belang is als wij een zakelijke of commerciële reden hebben om uw informatie te gebruiken voor het voeren en beheren van onze zaken. We zullen elke potentiële invloed op u en uw wettelijke rechten in beschouwing nemen en overwegen als we uw Persoonlijke Informatie verwerken voor ons rechtmatig belang. Wij gebruiken uw Persoonlijke Informatie niet voor activiteiten waarbij onze belangen ondergeschikt zijn aan de invloed die het op u heeft (tenzij wij uw toestemming hebben of hier anderzijds toe gehouden zijn voor de naleving van wettelijke of reglementaire verplichtingen of indien het bij wet is toegestaan).